月初めに、手帳にスケジュール化して書き入れ管理していこう。

一度、皆さんのスケジュール帳には何が書いてあるのか、それを客観的に眺めて欲しいと思います。ほとんどの人は「部門会議　１０時～１２時」「○×社訪問　３時～４時」「研修会　９時～１８時」「生産チームとの連絡会　８時～」「Ｙさん来社　１４時～」「朝礼」...　というタイプのものが並んでいるのではないでしょうか。

それらに共通するのは「他者との約束事と、その時間帯」のみ。ほとんどの人は「スケジュール管理」＝「約束事の管理」、という図式になっています。本当にスケジュール管理をするということをわかっていない人のスケジュール手帳の中身になっているのです。スケジュールするということは大切です。

では、他人と約束しないで行う業務はどうでしょう。それはスケジュール手帳に書いていないか、または書いていても、きわめてラフな書き方がしてある人が多いのではないでしょうか？

例えば「社内業務」「経費精算」「設計業務」...という程度。このようなスケジュール管理をしているのなら、そこに目標管理のアクションを落とし込まなくてはなりません。「他者との約束事」は相手のあることなので、最優先になってしまい、それ以外の業務は多少、後回しにされる性格が強いからです。

なかでも日常業務は、常に自分の頭や意識に入っているから、やはり優先度が高く、どうしても優先度が低いのは、「めったにやらないこと」「初めてのこと」「今日やらなくても叱られないもの」になってしまいます。目標管理のアクションが、もっとも優先順位が低くなってしまうのです。

このように目標管理関連のアクションは優先順位が後になりやすい、という性質があります。だからこそ月初めにスケジュール帳に書き込んで、アクションのための時間を確保しなければならないのです。

例えば「何々のクレームの原因を分析しレポートを書く」という達成手段があったのなら、少なくても手帳には２日ぐらいに分かれて記述されるはずです。

・クレームの原因を分析する　７月７日　９時～１５時
・分析結果をレポート化する　７月１２日　１３時～１８時

さらにスケジュール管理が上手な人は、

・分析結果の骨子をまとめ上司とすり合わせる　７月９日　１３時～１８時

という途中のステップを踏みます。このように月初めに今月実施するはずである目標管理のアクションを、手帳に書き入れ時間をしっかり確保してしまうのです。

このようにスケジュール帳に落とし込んでも、スケジュールを乱すようなことは日々発生してしまいます。例えば、

・上司からの緊急の指示
・クレーム対応、トラブル対応
・アポイントメントを変えて欲しいという依頼（会議やミーティング、訪問日時など）

など起こる場合があります。この時どういうリアクションをとるのかが、目標管理を達成できるかどうかの分かれ道です。そのリアクションの幾つかのパターンは、

・緊急事態を受けて、それを優先し目標管理のアクションはスケジュール帳から消えてしまう
・緊急事態を受けて、それを優先し目標管理のアクションは別の日時でスケジュール帳のどこかに確保する(その場で確保)
・緊急事態そのものを自分自身で対処するのではなく、他者に協力を依頼して目標管理のアクション遂行時間を予定通り確保する

というものです。

３番目は、それが許されない状況もありますし、どちらかというと管理職や上級者向きです。最低限、２番目の方法で対処したいものです。それも、緊急のスケジュール変更が入った場合、その場でもともと実行するはずだった目標管理のアクションを別の日時に移動する、という対処をしましょう。でなければ、いつかまた、ということになって実行できなくなる可能性が高くなってしまいます。

同じものを何度も繰り返し見ていると、自然とその言葉が記憶されるものです。刷り込み効果と呼ばれるものが働くからです。脳の記憶回路に印刷物で刷り込んでしまう、というイメージが近いかもしれません。

目標についても記憶に焼き付ける、というぐらいのことがなければ、なかなか達成出来るものではないはずです。また目標を目に付くところに張り出したり人前で発表したりすれば、これが自分自身や他者に対する約束事となって「何としてでもやろう、やり遂げよう」という気持ちを生みます。プレゼンテーション効果というものが働くのです。

恥ずかしがったりせず、自分の目標や達成手段は公言した方が絶対に有利です。そうしておくと、自分自身への効果もさることながら、思わぬところから支援者が現れることもあるものです。

外出が多い営業職の場合は、職場に張ってあるのでは移動中など気になった時などに見ることが出来ません。だからこそ大きめのシステム手帳やノートに挟み込んでおくことをお奨めしたいです。いつでも、どこでも見られることが大切だからです。但し、注意すべきは、

・お客様に見えてしまうことがないように
・落としたり、忘れたりするようなポカは、絶対しないように

新製品の発売時期や販売促進策など、会社の機密事項に関するものが入った非常に大切は資料の一つだからです。

事務職の人や生産系の現場の人など、あまり外に出向かない人は、職場に目標管理シートを張るというのも一つの方法です。生産現場の人は、機械に張り付けるということも効果的です。その場合ラミネートカードとかプラスチックの透明のケースに入れるなど工夫をして、目標管理シートが汚れたり破れたりしないようにしましょう。事務職の人は机の上のビニールシートの中に挟み込む、というのがいいでしょう。やはり注意点としては、お客様に見えてしまうことがないよう注意しましょう。

文責：田辺和彦

• 目標管理ヒント集はこちらへ
• 目標管理診断/360度評価(多面評価)はこちらへ

360度評価(多面評価)／gdl360.comへのお問い合わせ

360度評価(多面評価)／gdl360.comへのお問い合わせは、お問い合わせフォームより承っております。お気軽にお問い合わせ下さい。

360度評価(多面評価)／gdl360.comへのお問い合わせ

お問い合わせフォームがご利用になれない場合は、下記のフリーダイアルをご利用ください。